DIVERSOS TEMAS: Prevenindo com o Compliance para não remediar com o caixa

domingo, 19 de novembro de 2017

Prevenindo com o Compliance para não remediar com o caixa

21, JUL, 15

Sua empresa tem a função de compliance incorporada? Se não, veja por que deveria e por onde começar.

Obediência estrita à CLT, adequação dos processos internos às normas técnicas recomendadas para certificação “ISO”, conformidade contábil segundo padrões internacionais, sintonia com obrigações fiscais, procedimentos em sinergia com marcos de responsabilidade ambiental….ufa! São dezenas as imposições regulatórias com as quais o empreendedor pode se preocupar. E basta uma pequena falha para que a empresa seja onerada com restrições legais, multas, punições judiciais, além, é claro, com a mácula em sua reputação (algo difícil de ser revertido). Foi para equilibrar todas essas variáveis que surgiu essa palavrinha em inglês que você entenderá melhor nas próximas linhas: compliance.

O que é compliance?

Comply, em inglês, significa “agir em sintonia com as regras”, o que já explica um pouquinho do termo. Compliance, em termos didáticos, significa estar absolutamente em linha com normas, controles internos e externos, além de todas as políticas e diretrizes estabelecidas para o seu negócio. É a atividade de assegurar que a empresa está cumprindo à risca todas as imposições dos órgãos de regulamentação, dentro de todos os padrões exigidos de seu segmento. E isso vale para as esferas trabalhista, fiscal, contábil, financeira, ambiental, jurídica, previdenciária, ética, etc.

Como alinhar a função de compliance aos valores e objetivos da organização?

No início da década de 90, quando o termo passou a ser adotado como princípio (sobretudo em instituições bancárias), compliance era apenas sinônimo de adequação jurídica. Com o tempo, percebeu-se que era impossível implementar procedimentos de conformidade sem conhecimento pleno dos processos internos, metodologias de trabalho utilizadas, políticas de estoques, estratégias de gestão de pessoas, técnica de melhoria contínua, harmonização contábil, etc. Assim, nos dias de hoje o conceito foi enriquecido com a abordagem sistêmica, do “chão” da fábrica à sala do presidente da empresa. Veja, meu caro, que estamos falando em algo bem mais extenso do que simplesmente “interpretar leis”.

UMA EMPRESA QUE DESEJA SE CONSOLIDAR NO MERCADO NO LONGO PRAZO DEVE ALINHAR SUA FUNÇÃO DE COMPLIANCE AOS OBJETIVOS ESTRATÉGICOS, MISSÃO E VISÃO DA COMPANHIA.

A crescente pressão externa pela adoção de padrões éticos, que gere valor a todos os seus stakeholders (os atores envolvidos na órbita da empresa, como fornecedores, atacadistas, varejistas, funcionários, etc.) deve impulsionar as organizações para a criação de programas preventivos e de monitoramento constante.

É através das ferramentas de compliance que uma empresa pode alcançar com maior solidez seus objetivos estratégicos. Não estamos, portanto, falando de conceitos conflitantes. Ao contrário, a sinergia da empresa com todas as normas, ditames de regulamentação e controles internos eficientes, representam maior qualidade na atividade empresarial (respeito às normas de qualidade), economia de recursos (evitando gastos com multas, punições e cobranças judiciais) e fortalecimento da marca no mercado (empresa séria e ética).

Quais são os objetivos, papéis e responsabilidades da função de compliance na organização?

Analisar meticulosamente os riscos operacionais;

Gerenciar os controles internos (o profissional dessa área é uma espécie de “xerife” das normas e procedimentos, em todas as esferas da organização);

Desenvolver projetos de melhoria contínua e adequação às normas técnicas;

Analisar e prevenir de fraudes (esse profissional tem também papel consultivo; não se trata apenas de cobranças e imposição de mudanças);

Monitoramento, junto aos responsáveis pela TI, no que se refere às medidas adotadas na área de segurança da informação;

Realização de auditorias periódicas;

Gerenciar e rever as políticas de gestão de pessoas, juntamente com os responsáveis pela área de Gestão de Capital Humano.

Trabalhar na elaboração de manuais de conduta e desenvolver planos de disseminação do compliance na cultura organizacional;

Fiscalização da conformidade contábil de acordo com as normas internacionais (International Financial Reporting Standards – IFRS);

Interpretar leis e adequá-las ao universo da empresa.

Como criar uma área de compliance?

1- O primeiro passo para quem deseja ter um setor de compliance em sua empresa é elaborar, com o auxílio dos especialistas contratados, um código de conduta, em linguagem simples e objetiva ao entendimento de todos.

2- Endomarketing para disseminar a importância de seguir regras e procedimentos. Assim, você pode trabalhar o envio de SMS (ou e-mail) para seus funcionários, lembrando-os da importância de usar o telefone apenas com fins profissionais, para o risco de levar para fora da empresa informações ligadas aos seus processos internos, etc. Crie canais de comunicação permanentes com sua equipe, permitindo, inclusive, que eles denunciem condutas inadequadas;

3- Mostrar que o exemplo vem de cima. O Núcleo Gerencial da empresa deve agir com justiça internamente e prezando por ações éticas na competição externa. Ganhar espaço no mercado, mas sem abrir mão de seus valores, é algo que deve ser sempre reforçado na empresa.

4- Não basta agir dentro da legalidade: mostre aos stakeholders que sua empresa não se envolve com atos imorais. Permitir que parentes da direção da companhia participe de uma concorrência para ser seu fornecedor é, no mínimo, imoral. Compliance é ideologia e deve ser incorporada ao comportamento de todos dentro da empresa.

Quais são os principais benefícios que a área de compliance pode trazer para a empresa?

Ganho de credibilidade por parte de clientes, investidores, fornecedores, etc.;

Importante ferramenta para as empresas que buscam mercados externos;

Aumento da eficiência e da qualidade dos produtos fabricados ou serviços prestados;

Melhora nos níveis de governança corporativa;

Oferece prevenção (muitas empresas só pensam em compliance quando já foram punidas por algum “desvio”, postura custosa ao caixa da organização).

Por fim…

Em geral, as empresas brasileiras de pouca estrutura, sob o aspecto da governança, relutam em adotar programas de compliance em seu universo. É o velho hábito do brasileiro de preferir remediar a prevenir. O problema é que travar uma longa briga judicial porque uma lei trabalhista foi descumprida, arcar com multas pesadas da Receita Federal por falhas em sua prestação de contas ao Fisco ou mesmo receber imposições por descumprimento às leis ambientais enfraquecem a empresa no mercado, sublimam sua credibilidade e secam seu caixa e suas perspectivas de futuro.

Subestimar o compliance e a importância de jogar dentro das regras é o que explica, talvez, porque a taxa de mortalidade das empresas com até 5 anos de vida beira os 50% no Brasil. Menos de 20% das empresas chegam aos seus 10 anos de vida, em geral, por falta de controles internos, falhas de gestão, respeito às normas e regulamentação. E aí, já escolheu de que lado sua empresa vai estar na próxima década?